Recuerdo cuando hace un par de años empecé a ir a eventos de emprendedores, y en una conferencia el ponente preguntó por el número de correos que los asistentes recibían al día. Yo estaba empezando a trabajar y me causó una gran impresión ver como la gente podía recibir más de 10 ó 20 correos al día. Poco a poco, para gracia o desgracia, me he ido acercando a ese volumen de correos aunque (¿por suerte?) no todos los días.
Quizás muchos de los que recibís un gran volumen de correos ya os hayáis buscado vuestros trucos, de todas formas yo quería compartir con todos vosotros los míos:
Uso de filtros
A veces resulta de gran ayuda crear filtros a los mensajes que recibimos en GMail. Yo los uso para que a los correos de una determinada persona se le asigne una determinada etiqueta (¿cómo se crean etiquetas?) Por ejemplo, si recibes correos de diferentes trabajos puedes crear etiquetas para las diferentes empresas para las que trabajas.
Para crear un filtro hay que pulsar sobre el botón inferior que hay a la derecha de la barra del buscador de GMail
Una vez pulsado llegaremos a la siguiente pantalla:
En ella podremos escoger los criterios del filtro: procedencia, asunto, destinatario, palabras que tiene o no tiene, si incluye algún archivo adjunto… Una vez rellenado el campo del criterio que vamos a seguir para la creación de nuestro filtro pasamos al siguiente paso en el que nos encontramos con lo siguiente:
En esta pantalla decidimos que hacer con los mensajes que cumplan los criterios que hemos marcado en el paso anterior. Podemos aplicarle una etiqueta (muy útil), destacarlo, marcarlo como leído, borrarlo, etc.
Una vez realizado este paso ya habremos creado un filtro. Esta aplicación bien usada puede ser de gran utilidad para la organización automática de nuestros correos en GMail.
Múltiples bandejas
Quizás no os resulte de gran utilidad a todos y os parezca más una cuestión estética que otra cosa, pero las bandejas múltiples en GMail nos pueden ayudar a acceder más fácilmente a determinados correos. Con las bandejas múltiples podemos conseguir que nuestra bandeja de correo tenga el siguiente aspecto:
A cada bandeja le podemos asignar una etiqueta o una categoría dentro de nuestro correo de forma que tengamos de un vistazo los últimos correos de determinadas etiquetas, destacados, etc.
Para activar la función de múltiples bandejas de entrada debemos ir a configuración>labs y una vez ahí activar esta función. Una vez hecho, cuando volvamos a la pantalla de configuración nos aparecerá una nueva pestaña de «Varias bandejas de entrada» en la que podremos organizarlas a nuestro gusto tal como se ve en la imagen.
Etiqueta «por contestar»
Este truco es muy sencillo, pero es de gran utilidad. Consiste en crear una etiqueta con el nombre «por contestar» y cada vez que tengas un correo al que no puedas contestar por las razones que sea le asignas esta etiqueta arrastrándola sobre el mensaje. De esta forma, bajo esta etiqueta tendrás controlados todos los correos que tengas pendientes de responder.
Varios iconos de «destacados»
Este es el truco al que doy un menor uso. En los labs de GMail podemos encontrar la función de «Superestrellas» para tener varios tipos de iconos de «destacados» que podremos escoger a nuestro gusto desde el panel de configuración.
De esta forma podemos asignar a los destacados un grado de importancia o darle a cada símbolo un significado que nosotros queramos, para cambiar el símbolo sólo tendremos que pulsar nuevamente sobre la estrella hasta que aparezca el símbolo que nosotros queramos.
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